株式会社シンビス(以下「当社」といいます。)は、当社が提供するバックオフィス業務代行・業務改善コンサルティングサービス(以下「本サービス」といいます。)における、クライアントの個人情報保護の重要性について認識し、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)を遵守すると共に、以下のプライバシーポリシー(以下「本プライバシーポリシー」といいます。)に従い、適切な取扱い及び保護に努めます。
クライアントは、本サービスの利用開始時点において、本プライバシーポリシーをよくお読みいただいた上で、本サービスをご利用ください。クライアントが本サービスのご利用を継続される場合、当社はクライアントの個人情報の取得、利用、提供および保管について当社が説明した本プライバシーポリシーの内容をクライアントがご理解いただいたものとみなします。
本プライバシーポリシーにおいて、個人情報とは、個人情報保護法にいう「個人情報」を指すものとし、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、連絡先その他の記述等により特定の個人を識別できる情報及び容貌、指紋、声紋にかかるデータ、及び健康保険証の保険者番号などの当該情報単体から特定の個人を識別できる情報(個人識別情報)を指します。
なお、当社がクライアントから本サービスの提供にあたり取扱いを委託される個人情報（クライアントの役員、従業員、取引先等に関する個人データ。以下「受託個人データ」といいます。）は、本プライバシーポリシーの対象ではなく、利用規約第17条の定めに従って取り扱います。ただし、当社がクライアントとの連絡に用いるチャットツールのグループトークに参加して投稿を記録する場合における、当該記録に含まれる投稿者の個人情報の取扱いについては、第2条の2に定めるところによります。
当社は、クライアントの個人情報を、以下の目的で利用いたします。
当社は、クライアントとの合意に基づき、クライアントが業務連絡に用いるチャットツール（LINE等）のグループトークに当社の公式アカウントを参加させ、参加後に投稿されたメッセージ（投稿者の表示名、投稿日時および本文）を、当社が管理する記録媒体（Google LLCが提供するGoogle Workspace）に記録することがあります。この記録には、クライアントの役員、従業員等の個人情報が含まれることがあります。
当社は、当該記録を、以下の目的で利用します。
当社は、当該記録を、投稿者の人事評価、勤怠管理その他労務管理の目的に利用せず、法令に基づく場合を除き第三者に提供しません。
当社の公式アカウントは、受託業務の遂行に必要な範囲で、グループトークにおいて発言することがあります（入金・支払・書類の受領状況その他の進捗に関する事実の通知および連絡）。この発言は、その一部または全部を自動応答により行うことがあります。自動応答は当社の営業日および営業時間にかかわらず動作することがありますが、当社が常時の応答義務を負うものではありません。当社は、税務・社会保険労務または法律に関する判断および助言を行いません。
当社が管理する記録は、原則として、クライアントとの契約が終了した日（引継ぎを行う場合は引継ぎが完了した日）から30日以内に削除します。外部サービスについては、同じ期間内に、当社が実施できる削除操作および削除指示を完了します。事業者側のバックアップ等には、当該サービスの条件に従い一定期間残存する場合があります。
ただし、法令上保存が必要な情報、または履行内容の証明もしくは現に生じている紛争への対応に必要な最小限の業務記録については、保存の目的、対象および期限を明らかにして区分し、保管することがあります。記録を転記したことのみをもって、この例外を適用することはありません。
当社は、グループトークへの参加に先立ち、クライアントを通じて、参加者に対し本条の記録が行われることおよび本プライバシーポリシーの所在を周知します。
当社は、クライアントから個人番号関係事務の委託を受ける場合に限り、当該クライアントの役員、従業員およびその扶養親族等の個人番号ならびにこれを含む特定個人情報（以下「特定個人情報等」といいます。）を取り扱います。当社が行う事務の範囲は、当該クライアントとの契約に定めるところにより、標準的には、本人からの個人番号の受付および本人確認、特定個人情報の保管、クライアントの指示に基づく税理士・社会保険労務士等への受け渡し、ならびに保存期間経過後の廃棄に限られます。
当社は、税務関係書類および社会保険関係書類の作成、ならびに行政機関等への提出代行は行いません（税理士法第52条、社会保険労務士法第27条）。また、特定個人情報等を、外部のクラウドサービス・AIサービスおよびチャットツールに入力・送信しません（前条の記録の対象にも含めません）。
特定個人情報等の取扱いに関する当社の基本方針は、特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針に定めるところによります。
当社は、利用目的が変更前と関連性を有すると合理的に認められる場合に限り、個人情報の利用目的を変更するものとします。利用目的の変更を行った場合には、変更後の目的について、当社所定の方法により、クライアントに通知し、または本ウェブサイト上に公表するものとします。
当社は、個人情報保護法その他の法令により許容される場合を除き、クライアントの同意を得ず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。ただし、次の場合はこの限りではありません。
当社は、適正に個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得しません。
当社は、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩などのリスクに対して、個人情報の安全管理が図られるよう、当社の業務委託先に対し、必要かつ適切な監督を行います。また、当社は、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合は、委託先において個人情報の安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。
当社は、個人情報保護法その他の法令に基づき開示が認められる場合を除くほか、あらかじめクライアントの同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しません。ただし、次に掲げる場合は上記に定める第三者への提供には該当しません。
上記のクラウドサービスおよびAIサービスの事業者は米国に所在します。当社は、外国において個人情報を取り扱う場合、当該国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
当社は、クライアントから、個人情報保護法の定めに基づき個人情報の開示を求められたときは、クライアント本人からの請求であることを確認の上で、クライアントに対し、遅滞なく開示を行います(当該個人情報が存在しないときはその旨を通知いたします。)。ただし、個人情報保護法その他の法令により、当社が開示の義務を負わない場合は、この限りではありません。
当社は、クライアントから、個人情報が真実でないという理由によって、個人情報保護法の定めに基づきその内容の訂正、追加または削除(以下「訂正等」といいます。)を求められた場合には、クライアント本人からの請求であることを確認の上で、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の内容の訂正等を行い、その旨をクライアントに通知します。
当社は、クライアントから、クライアントの個人情報が、あらかじめ公表された利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由または偽りその他不正の手段により取得されたものであるという理由により、個人情報保護法の定めに基づきその利用の停止または消去(以下「利用停止等」といいます。)を求められた場合において、その請求に理由があることが判明した場合には、クライアント本人からの請求であることを確認の上で、遅滞なく個人情報の利用停止等を行い、その旨をユーザーに通知します。
当社ウェブサイトでは、アクセス解析ツールおよび広告配信のためのCookie等は使用しておりません。
ただし、ページの表示にあたり、Google社の提供するウェブフォント配信サービス(Google Fonts)を利用しているため、閲覧時にIPアドレス等の通信に必要な情報がGoogle社へ送信されます。当該情報は同社のプライバシーポリシーに基づいて取り扱われます。
将来、アクセス解析ツール等を導入する場合は、本プライバシーポリシーを改定のうえ、その内容を本ページに明記いたします。
開示等のお申出、ご意見、ご質問、苦情のお申出その他個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記の窓口までお願いいたします。
株式会社シンビス
contact[at]simvis.co.jp（[at] を @ に置き換えてください）
本プライバシーポリシーの内容は、法令その他本プライバシーポリシーに別段の定めのある事項を除いて、クライアントに通知することなく、変更することができるものとします。
2026年9月1日 制定
2026年9月11日 改定
2026年9月12日 改定